オンラインでのやり取りを基本とする秘書のことです。テキストでのコミュニケーションになることが多く、実際に秘書業務をしているのは、オンライン秘書サービスを提供している会社に所属している在宅ワーカーが主体です。依頼できる内容は秘書業務や経理、財務、人事、マーケティングなどサービスは多岐にわたります。オンラインアシスタントサービスとも言われています。
2020年から日本企業のDX化（トランスデジタルフォーメーション）が進み、テレワーク・在宅勤務可能な企業が急増しました。それを裏付けるように東京都が実施したテレワーク導入率調査によると、都内の従業員30人以上の企業でテレワーク導入率は58.7％と2021年3月5日に発表しました。 同時に副業可能、働き方改革も徐々に進んでおり、2021年4月ロイター企業調査によると約15％の企業が副業・兼業を認めており、5％が検討中という結果が出ています。
（参照：テレワーク導入率調査結果をお知らせします！（第1737報）緊急事態措置期間中の2月後半の調査結果） （参照：4月ロイター企業調査：22年度採用「変わらず」が7割強、副業広がらず）
新型コロナウイルス感染拡大、緊急事態宣言など企業の経済活動が落ち込み、将来の雇用や収入に不安を感じている人も多く、これを機に副業や会社を辞めて起業家になる人生転換期を迎えている人も少なくないはずです。
特に会社勤めをしながらビジネスをする場合は、事務業務、お客さまからのお問い合わせの対応、経理、届け出の書類作成など煩雑な業務が多いので、経営者一人でこなすのは現実的に難しいかもしれません。
起業したばかりは会社が軌道に乗るまで低コストで経営をしなければならない、副業にしても同様で本業の合間に兼業するには限界があります。こうしたときに利用価値があると、オンライン秘書サービス、オンラインアシスタントサービスが注目されている。
スケジュール管理や資料作成、メールや電話対応業務は内容をチャットにて担当者へリアルタイムに連絡する、出張手配やリサーチ業務まで広範囲に依頼できます。
経費精算、領収書整理、請求書の発行など経理業務は多岐にわたる、入金チェックや仕分け、在庫管理、給与計算などクラウド会計ソフトへデータ入力など全般に依頼できます。
バックオフィス業務は意外と多いもの、名刺整理に顧客リスト管理、データ入力やメールマガジン配信、リスト作成にライバル企業調査、プレスリリース配信など営業に関する業務も経験者へ依頼できる頼もしい存在です。
BtoBマーケティング、BtoCマーケティングもWebやSNS運用をを効率よく出来るかによってビジネスの成功が見えてきます。Wordpress更新、ホームページ、ブログ更新作業、画像、バナー製作などを依頼することができます。
オンライン秘書利用者の口コミや評価で多いのは、アルバイト・正社員・派遣社員を雇う手間が省けコスト削減。求人広告費もかからず、必要な時に必要な時間だけの費用を払えばよく、依頼したい業務経験があるスタッフを選定してくれるので、依頼主は自分の業務に専念できるので、費用対効果は十分に満足しているケースが大半の様です。
業務依頼はチャットやメール連絡が多く、普段からチャットの使い方に慣れている必要がある。また短文で伝えると意思疎通がスムーズに出来ないというケースもあるという、これは一般企業の社内連絡チャットと同じで、コミュニケーション力が不足している人は思いがけない伝達ミスが起こる可能性があり利用者側に注意が必要です。
大事な顧客情報や経理情報などセキュリティ面に不安を感じるという利用者からの評判・口コミを目にするが、 NDA(秘密情報保持契約)を結んで厳重に管理されている会社を選ぶことが重要です。
副業やスタートアップ企業の場合どうしても外出が多く、他の業務に関わり電話応対が出来なく新規客からの問い合わせをとりこぼす可能性があります。
便利なサービスに電話代行サービス、電話秘書サービスが安い料金でたくさんあります。掛かってきた電話対応後に内容をメールかチャットで担当者に連絡してくれますが、それ以上の業務は引き受けてもらえません。
幅広くバックオフィス業務を依頼できるのはオンライン秘書サービスだからこそ、効率化の為に便利なサービスは料金を払って必要最低限のコストと考えれば、目的により電話代行サービスとの違いが大きく成果としてリターンがあるというものです。
現在、オンライン秘書、オンラインアシスタント会社は100社以上あるかと思われますが、ネット広告などを出している企業は数十社程度と思われます。それぞれ特長があり、翻訳業務可能なスタッフが充実している、経理業務に強みがある、Webサービス業務に強みがあるなど、依頼したい内容を決めて選ぶのがコツでしょう。
無料体験期間を設けている業者もありますし、月額料金2万円台～、1か月契約可能、12か月契約コースは割引額が大きくなりお得と謳っている会社もあります。
何を重視するか利用者によって違いはありますが、契約期間の縛りがあるかどうか？、月額料金なのか時間計算なのか、初期費用の有無、セキュリティ管理体制がきちんとしている会社か、契約後のサポート体制が万全かどうか？が業者選び方のポイントだと思います。
いかがでしたでしょうか？これからの時代、サラリーマンだけでの収入では将来不安を感じている人が多く、終身雇用制度も崩壊しており、テレワーク導入企業が増えて副業をするには好都合な環境が揃いつつあります。
ご自分の得意分野を活かしてビジネスを兼業、もしくは起業して売上を伸ばしていくには業務経験者を低コストで活用できるオンライン秘書サービスはとても便利なもので、今後市場拡大が見込まれています。
仕事に専念するにはコワーキングスペースやレンタルオフィスを借りて環境を整え、リソース不足をアウトソーシングにて補い、副収入を得ながら効率よくビジネスをすることが可能な時代になってきています。
パソコンのソフトウェアもパッケージ製品からクラウドサービスが主流に変わり、人材サービスもクラウド化の時代が到来しました。有能な人材を副業のパートナーにしてビジネス成功の近道へ役立ててください。
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