総務って、総ての務め？会社の全ての業務を扱うという部署？なんでも屋的な部署？という感じでしょうか。そうなんです。総務とは、会社の運営や組織・人を円滑に動かすべく、様々な業務を行う事務部門のひとつです。
会社の全体的な運営とそこで働く全ての社員が、気持ちよく快適に働けるような環境を維持することが大きな役割の部署です。総務は担当する領域がどこまでも広いことが、特徴です。また業種や会社によっても担当領域には、かなりの違いがあります。大企業と中小企業では業務に大きな違いがあります。大企業においては、経営トップのサポート的な立ち位置でもあり、企業経営にプラスとなる企業戦略を立てる部署でもあります。大中小にかかわらず、ある会社では、総務が担当する業務でも、違う会社では経理課が担当するということもあります。総務部の他に人事部、法務部、広報部のように独立した総務関係の部がある会社もあれば、総務課の中に人事も広報も一緒という会社もあります。
そして今、ビジネスの環境は劇的な変化を遂げている実情から、業務ごとに分離したり、独立をしたりと総務自体も大きなうねりの中にいると言ってもいいでしょう。
そんな幅広い総務の仕事の中でも、主に基本的な仕事内容をあげてみましょう。
会社の建物の管理が主な業務です。また、会社内の衛生、安全管理、空調設備の管理をします。定期的なメンテナンスの外注依頼、業者との交渉。不具合が生じた時には、担当業者や担当者への連絡、依頼など、素早い対応が求められます。清掃業者の依頼、対応。建物、各部屋の鍵の管理、ロッカーの鍵管理、入居者の管理。
社員寮や、社宅などもある会社では、その管理や、運営、入居者の入居、退去も担当します。火元管理者の制定。防災訓練の企画等。社内内線電話、携帯電話の管理、内線番号表の更新など
会社内で消費する、文具、消毒剤、洗剤他様々な消耗品の発注、在庫管理。会社の封筒、名刺、社名入りの各種用紙の作成や発注。
OA機器の管理、不具合が生じた時の復旧作業依頼。机、椅子などのオフィス家具、備品、機器の購入。社用車の購入、運行計画、管理。エレベーター、備品等の定期的なメンテナンス計画、対応。火災保険、自動車保険の加入、更新。駐車場の確保、更新。
招集通知の作成・発送・総会や理事会資料作成。理事やその他重要事項の変更に伴う法務局への届出。議事録作成。総会時の受付、会場設定、茶菓の用意、接待。送迎タクシーの手配など。
タイムカードの作成、管理。遅刻、早退、欠勤などへの対応。シフト表の管理。
年次有給休暇の管理。夏休み、特別休暇、慶弔休暇への対応。
総務とはなに？～どのような業務を行うところか、その仕事内容とは (3)
社員の入社、退社のみならず、社会保険の手続きは様々なシーンで必要な手続きがあります。結婚、子どもの誕生、子どもの就職などの扶養者の異動手続き。病気やケガでの傷病手当金。業務内での事故やケガ、通勤途上のケガでの労災手続き。
住民税の手続き。産休・育休、介護休暇の手続き。退職時の離職票の作成。高年齢雇用者の雇用継続給付金の請求。給与の増減に対する保険料の変更や、年に一度の算定基礎届の作成。労働保険に関する届出や保険料の計算など。
日々、社会保険の手続きがあり、働き方や家族の状況が直接、社会保険に影響する問題を相談にくる職員が多々あるのが現実です。
給与計算には、月々の月例給与と賞与、期末手当の計算があります。期日があるので期限内に、時間外や夜勤手当、社会保険料の変更を給与に反映させる必要があります。
住民税の特別徴収といい、給与から徴収します。賞与であれば、支給率や査定の調査も必要となります。計算が終了すると、振込手続き。紙媒体の会社は、明細書の印刷、仕分け、配布、発送。給与仕訳伝票の起票。経理課への帳票作成など。月給制でない非常勤、パートやアルバイトが多ければ多いほど、給与計算は煩雑さを増します。
1年間に支払われた給与、賞与に対して徴収した所得税の過不足金額を再計算をする作業です。余分に源泉徴収していた場合は、その差額は社員に還付され、不足の場合は追加徴収します。
12月または1月支払いの給与で調整するため年末調整と言われます。11月に入ると社員全員に扶養控除と保険料控除、基礎控除兼配偶者控除等兼所得金額調整の３種類の申告書用紙をセットで配布し、生命保険料や損害保険料、国保や年金保険料等の領収書、住宅借入金特別控除申告書や残高証明書などを用意し記入するようにアナウンスします。
11月末ごろまでに3枚の用紙と保険料の証明書を回収し、年末調整計算を始めます。申告書の内容に間違いがないか、扶養者の年齢や、家族の所得金額も確認しながら給与に反映させます。すべての計算が終了して、源泉徴収票を作成し、各社員に配布します。最近はweb上で申告書の記入や提出に移行する会社が多くなっている傾向ですが、確実さを求められる煩雑な作業です。
就業規則も一度作成すればいいというものではなく、働き方の多様化や行政側の法律の変更などにより、絶えずチェック、変更が必要です。
変更する場合は、社員の代表者の承認印と会社の責任者の承認印のある就業規則変更届を、所轄の労働基準監督署へ提出します。承認・受付印の押印後の就業規則は、職員へ回覧か配布します。
他にも、年に一回の提出が義務化されている36協定届があります。さぶろくきょうていと読みます。これは、時間外労働・休日労働に関する協定書です。労働基準法では、休憩時間を除いて1週間に40時間、1日8時間以上を超えて働かせてはいけませんと定められています。これを法定労働時間といいます。
しかし、３６協定届を提出することにより、この時間を超えて残業をしたり、休日と定めている日に働らいてもらってもいいですよということになるわけです。更新時には、会社の代表者と社員の代表者と更新の締結をし、労働基準監督署に届出を提出します。
雇用時健康診断、定期健康診断、特定健康診断、ストレスチェックなどのスケジュール調整。要再検者や、ストレスチェックでの、検査結果により、産業医にその社員の業務内容、職場環境、就業環境などの調査を依頼し、面談を設定すことも
会社側の責任になり、総務の業務となります。
健診結果票の個人への配布。健康診断やストレスチェックの結果票の労働基準監督署への報告書提出。
会社から発送する郵便物をまとめて後納郵便にしたり、切手やレターパックなどの購入、管理。届いた郵便物の配布。創立記念日や役員交代などの会社から送る挨拶状などの発送。
社員や取引先などに冠婚葬祭に関することが発生した場合は、社内規定により、電報、供花、香典などの手配をします。年賀状、お中元、お歳暮なども、住所の変更や、新しく加える送り先などの情報を入手し、早めに手配します。
また、お中元、お歳暮などを頂いた先へのお礼状の送付、頂いた物の社員への配布なども担当します。
来客がある場合は、応接室への案内、お茶出し。対応者への連絡など。
また会社に対して地域の住民や、お客様からの電話、直接来社しての苦情に対しての対応。話を良くお聞きし、該当する部署や担当者へ連絡し対応を依頼する。
官公庁からは、様々な届け出に対する書類やアンケート調査の書類が送付されます。必要な書類は、担当部署へ依頼するか、総務が担当する書類は作成し、提出します。
総務の仕事は、他部門との連携、依頼や連絡を行う機会も多くあります。縁の下的な立場ですが、他部署から頼られる場面も多くあります。その反面、会社と社員の間に入らなければならない難しい場面も多々あります。根底には、会社の立場も、社員の立場も尊重し、誠心誠意、物事に対処していくことが総務の重要な役割かと思います。
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